Пользователи и доступ к проектам
Раздел «Администрирование» есть у администратора организации. Здесь администратор заводит сотрудников, открывает им проекты, сбрасывает пароль и отключает тех, кто больше не работает. Остальные пользователи этого пункта меню не видят. Если открыть раздел по ссылке, Сметчик ответит «Раздел доступен администратору».
Первая учётная запись вашей организации — та, которую выдала команда EvoAI, — сразу администратор: раздел есть у неё с первого входа. Обычно администратор в организации один, он заводит сотрудников и назначает им доступ к проектам. Второго администратора назначает поддержка.
Список пользователей
Откройте пункт «Администрирование» в меню слева. В таблице — все пользователи вашей организации: почта, роль и доступ к проектам. Новый пользователь появляется в конце списка.
В колонке «Доступ к проектам» написано одно из следующего:
«Свои проекты» — пользователь видит только проекты, которые создал сам;
названия проектов через запятую — вариант «Выбранные проекты»: пользователь видит свои проекты и перечисленные;
«Все проекты организации» — все проекты, включая созданные другими пользователями;
«Выбранные проекты — нет доступных» — проекты, которые ему открыли, удалены или больше не относятся к вашей организации: пользователь видит только свои. Откройте ему проекты заново.
В колонке «Роль» — «Администратор» или «Пользователь». У администратора в доступе написано «Все проекты»: он видит все проекты организации, и его доступ не настраивается. Отключённый пользователь остаётся в списке с пометкой «Отключён».
Если в списке только вы, а коллеги уже работают в Сметчике, попросите поддержку перенести их учётные записи в вашу организацию. Перенести можно столько, сколько у организации свободных мест (ниже).
Места в организации
Ваша организация приобретает определённое число учётных записей — мест. Над таблицей написано, сколько их занято: например, «Пользователи организации 3 / 5» — заведено три пользователя из пяти возможных. Считаются все включённые пользователи, вместе с администратором. Отключённые не считаются: отключили сотрудника — место освободилось, и цифра сразу уменьшилась.
Когда места закончились (например, «5 / 5»), надпись становится красной, а вместо кнопки «Новый пользователь» появляется «Увеличить лимит». Она открывает три способа связаться с нами: Telegram, MAX и почту — те же, что в меню «Поддержка» слева. Напишите, сколько мест нужно добавить; когда поддержка увеличит лимит, обновите страницу. Сразу после первого входа у новой организации — «1 / 1»: одно место, и его занимает администратор.
Если пользователей больше, чем мест (например, «6 / 5»), все продолжают работать, никого не отключают, но новых добавить нельзя, пока не освободится место или не увеличится лимит.
Добавить пользователя
Нажмите «Новый пользователь».
Введите электронную почту сотрудника — это его логин.
Выберите доступ: «Свои проекты», «Выбранные проекты» или «Все проекты организации». По умолчанию — «Свои проекты». Для варианта «Выбранные проекты» нажмите «Выбрать проекты», отметьте нужные (есть поиск по названию) и нажмите «Сохранить».
Нажмите «Добавить».
Пароль Сметчик создаёт сам и показывает один раз — в окне «Пользователь создан». Скопируйте его кнопкой рядом с паролем и передайте сотруднику защищённым способом: не в общий чат и не в задачу. Окно закрывается только кнопкой «Готово». После этого пароль больше нигде не показывается. Если пароль потерян — окно закрыли, обновили или закрыли страницу браузера, — сбросьте его (ниже): пользователь уже заведён.
Создавать проекты может любой пользователь: отдельного права на это нет. Имя и роль при заведении не указываются — каждый новый пользователь получает роль «Пользователь».
Если пока окно было открыто, последнее место заняли — в другой вкладке или другим способом, — Сметчик ответит «Все места заняты. Обновите страницу.», окно закроется, а надпись над таблицей покажет, что мест нет.
Если такая почта уже есть в Сметчике, появится «Эта почта уже используется. Введите другую.» Если с этой почтой в вашей организации был сотрудник, которого отключили, Сметчик ответит «Пользователь с такой почтой отключён, включить его может поддержка» — обратитесь в поддержку. Когда мест нет, Сметчик сначала скажет об этом, даже если почта принадлежит отключённому сотруднику. Регистр букв в почте не важен. Если после ошибки связи Сметчик отвечает, что почта уже используется, — скорее всего, пользователь успел завестись: найдите его в списке и сбросьте ему пароль.
Изменить доступ
Нажмите карандаш («Изменить доступ») в строке пользователя — откроется окно «Доступ пользователя». Почту здесь не изменить. Выберите другой вариант доступа или нажмите «Изменить выбор», чтобы поправить список проектов, затем нажмите «Сохранить».
Если перевести пользователя с «Выбранных проектов» на другой вариант, список выбранных стирается: чтобы вернуть «Выбранные проекты», отметьте проекты заново.
Изменения действуют сразу. Пользователю не нужно входить заново: проект, к которому закрыт доступ, пропадает из его списка, а уже открытый покажет «Нет доступа к проекту».
Сбросить пароль
Нажмите «⋯» в строке пользователя, выберите «Сбросить пароль» и подтвердите. Старый пароль перестаёт действовать, пользователь выходит из Сметчика на всех устройствах. Новый пароль показывается один раз — так же, как при заведении.
Сброс снимает и временную блокировку входа, которая включается после нескольких неудачных попыток ввести пароль. Ограничение для адреса, с которого было много неудачных попыток, сброс не снимает — оно пройдёт само не позже чем через 15 минут.
Сотрудник может сменить пароль и сам — кнопкой «Забыли пароль?» на экране входа. Если отправка писем на вашем сервере не настроена, письмо не придёт, и пароль можно сменить только сбросом у администратора.
Отключить пользователя
Нажмите «⋯» в строке пользователя, выберите «Отключить» и подтвердите. Пользователь сразу выходит из Сметчика и больше не может войти. Его проекты остаются в организации.
Включить пользователя обратно может поддержка — если в организации есть свободное место.
Что администратор не может
Изменить себя. В своей строке нет кнопок: свой доступ, пароль и отключение администратор не меняет. Свой пароль он меняет через «Забыли пароль?», а если отправка писем на сервере не настроена — сбросом у другого администратора или у поддержки.
Увеличить число мест, назначить другого администратора, завести организацию — это делает поддержка EvoAI.
Администратор может отключить или сбросить пароль другому администратору — например, ушедшему сотруднику. Если в организации не осталось ни одного включённого администратора, обратитесь в поддержку.
На телефоне и в узком окне браузера раздел открывается только для просмотра: видны список и число занятых мест, а добавлять пользователей и менять доступ можно на компьютере.