Заполнение Excel-шаблонов

Об инструменте

Инструмент Заполнение Excel-шаблонов избавляет от ручного переноса цифр из выгрузок в утверждённые формы отчётов. Приложите шаблон и таблицы с данными, например выгрузки из 1С, — агент разберёт структуру формы, рассчитает значения кодом и впишет их в нужные ячейки, сохранив оформление.

Так можно заполнить бюджет доходов и расходов (БДР), отчёт о движении денежных средств (ДДС), отчёт о продажах, реестр дебиторской задолженности, бухгалтерский баланс, формы Росстата или внутренние формы компании.

Главное правило инструмента — он заполняет вашу форму, а не составляет свой отчёт. Листы, строки, графы, подписи, формулы, заливки и границы остаются как в шаблоне. Строки добавляются только в реестры, где их число зависит от числа записей.

Как подключить

Авторизация не нужна. Добавьте инструмент агенту в блоке Инструменты на странице настройки. Инструмент уже подключён к агентам Финансист, Специалист по сводной отчётности и Аналитик данных.

Как пользоваться

1. Приложите в чат шаблон формы и выгрузки с данными. Шаблон, который вы заполняете регулярно, можно один раз загрузить в файловую базу знаний агента — тогда достаточно назвать его в запросе.

2. Напишите, за какой период заполнить форму, и при необходимости уточнения: например, какие счета не учитывать.

3. Получите заполненный файл и отчёт о заполнении.

Агент определяет по содержанию, какой файл — шаблон, а какой содержит данные. Если неясно, что заполнять, или не указан отчётный период, задаёт уточняющий вопрос.

Правила заполнения берёт из шаблона: блока под таблицей, листа «Методика» или примечаний к графам. Повторять их в запросе не нужно.

Что вы получите

Файл — заполненный шаблон под новым именем со статусом:

• Готово — все проверки пройдены;

• Требует проверки — часть проверок не сошлась: агент назовёт, какая, на какую величину и какие строки посмотреть.

Отчёт о заполнении — текстом в чате, внутрь файла не записывается: результаты проверок, что не вошло в форму и почему, какие трактовки выбраны, чего не хватило в данных и какие ячейки перепроверить вручную.

Перед выдачей файла инструмент проверяет:

• структура совпадает с шаблоном;

• выполнены контрольные равенства формы — итог равен сумме слагаемых, актив равен пассиву;

• итоги сходятся с итогами выгрузок;

• все записи выгрузок учтены или названы в отчёте.

Как инструмент заполняет форму

• Значения он не придумывает. Ноль ставится, только если операций не было. Если данные получить не удалось, ячейка остаётся пустой и попадает в отчёт.

• Записи, которые не относятся ни к одной строке формы, идут в строку «Прочее» или «Не распределено», а если такой строки нет — списком в отчёте.

• Строки, которые считаются из других граф формы, заполняются формулами — отчёт пересчитается, если вы поправите значения.

• Графы прошлых периодов, плановые значения и формулы шаблона не затираются.

Ограничения

• Шаблон — только .xlsx. Форму в Word или PDF, а выгрузки в CSV, Word или PDF инструмент пока не принимает и сам не конвертирует.

• Книги с макросами (.xlsm) платформа не загружает.

• Выгрузки из 1С и CRM инструмент сам не делает: сформируйте отчёт в системе и приложите его.

• Сложное оформление может считываться неточно: многоуровневые шапки с объединёнными ячейками, формулы на соседних листах, многолистовые книги с титульными и справочными листами, условное форматирование, именованные диапазоны, скрытые служебные столбцы. С простыми шаблонами проблем быть не должно.

• В Telegram и MAX заполненный файл приходит ссылкой на скачивание.

Если что-то пошло не так