Специалист по сводной отчётности

Специалист по сводной отчётности собирает данные из нескольких выгрузок в утверждённую форму отчёта: отчёт о движении денежных средств (ДДС), бюджет доходов и расходов (БДР), отчёт о продажах, реестр дебиторской задолженности, свод по фонду оплаты труда (ФОТ), бухгалтерский баланс, формы Росстата или внутренние формы компании. Агент заполняет вашу форму по её методике, считает итоги и проверяет, сходятся ли они с источниками.

Результат — новый файл с той же формой: листы, строки, графы, формулы и оформление не меняются. Вместе с файлом агент присылает короткий отчёт о том, что сошлось, что не вошло и что перепроверить.

Быстрый старт

1. Загрузите в файловую базу знаний формы отчётов, которые заполняете регулярно, — агент найдёт нужную по названию. Учётную политику и регламенты отчётности можно загрузить в базу знаний с поиском. Шаг необязательный: файлы можно приложить в чат.

2. Авторизуйте инструменты, которые нужны в работе: «Яндекс Диск» — сохранять готовые формы, «Почта» — отправлять их письмом. Они уже добавлены к агенту, но без авторизации агент не сможет ими воспользоваться. С адреса, который вы авторизуете в «Почте», агент отправит все письма.

3. Приложите в чат выгрузки в .xlsx или .xls и шаблон формы в .xlsx (или назовите форму из базы знаний) и напишите, за какой период её заполнить.

4. Получите заполненную форму и короткий отчёт.

5. Задайте вопросы по цифрам, попросите посчитать отклонения или перезаполнить форму за другой период.

6. Опубликуйте агента и поделитесь ссылкой с бухгалтерией и финансовым отделом.

База знаний

База знаний необязательная, системной базы у агента нет. Можно подключить базы обоих типов:

• Файловая база знаний — утверждённые формы отчётов и справочники соответствия (контрагент — статья, статья — строка формы). Агент возьмёт форму из базы, если вы не приложили её в чат; если подходит несколько форм — спросит, какую заполнить.

• База знаний с поиском — учётная политика, регламенты отчётности, описания статей и форм. По ним агент объясняет, как трактовать статью или строку.

Без базы знаний агент работает по шаблону и выгрузкам, приложенным в чат.

Что приложить

Какой файл шаблон, а какой — данные, агент определяет по содержанию. Если период не указан и не виден по форме, агент уточнит.

Что вы получите

• Заполненная форма .xlsx — тот же шаблон с проставленными значениями. Пометок и заливок в файле нет.

• Отчёт в чат:

  • статус — «Готово» или «Требует проверки» и почему;

  • форма, период и использованные выгрузки;

  • проверки — сошлись ли контрольные равенства формы и итоги с источниками;

  • что не вошло — записи вне периода, перемещения между своими счетами, нераспределённые записи;

  • ячейки для ручной проверки;

  • «Обратите внимание» — до трёх замеченных расхождений в данных: дубли, разные значения одного показателя в двух выгрузках, резкие скачки к плану.

• Расчёты по просьбе — отклонения, доли, суммы по разрезам — в чат, с указанием, откуда взяты числа.

Как агент заполняет форму

• Структуру формы агент не меняет: не добавляет листы, строки и графы. Если нужна новая графа — добавьте её в шаблон и пришлите снова.

• Значения агент не придумывает: если данных нет, ячейка остаётся пустой и попадает в отчёт. Ноль ставится только там, где операций не было.

• Записи, которые не относятся ни к одной строке формы, агент не распределяет «по смыслу», а относит в строку «Прочее» или перечисляет в отчёте.

• Выводов о финансовом состоянии, прогнозов и советов агент не даёт.

Ограничения

• Форматы: документы — xlsx, xls, csv, doc, docx, pdf, до 50 МБ. До 20 файлов за один раз. Изображения, аудио, видео, книги с макросами (.xlsm) и архивы не принимаются.

• Заполняет агент только шаблон в .xlsx по выгрузкам в .xlsx и .xls. Файлы в CSV, Word и PDF он прочитает — например, методику, — но форму по ним не заполнит. Скан или фото выгрузки сначала переведите в Excel, например агентом Специалист по оцифровке документов.

• Выгрузку из 1С или CRM агент сам не делает — сформируйте отчёт в системе и приложите его.

• Выгрузки с «Яндекс Диска» агент не читает — на Диск он только сохраняет готовые формы.

• Письмо агент отправляет только после того, как вы подтвердите черновик.

Если что-то пошло не так

Где работает агент

После публикации агент доступен во всех каналах платформы: по прямой ссылке, в виджете на сайте, в Telegram, в MAX и через API.

В Telegram и MAX действуют собственные ограничения мессенджера на размер загружаемого файла — они могут быть строже платформенных. Подробнее — в разделе про загрузку файлов.