Помощник по онбордингу

Помощник по онбордингу отвечает новым сотрудникам на вопросы об оформлении, доступе в офис, графике, отпуске, льготах, дресс-коде и корпоративных правилах — строго по внутренним документам из базы знаний. Понимает голосовые сообщения, собирает чек-лист первого дня, даёт ссылки на бланки с Яндекс Диска и передаёт вопрос ответственному по почте.

Быстрый старт

1. Подключите базу знаний с внутренними документами: регламенты, положения, инструкции по онбордингу, справочник «к кому обратиться» с контактами по темам. Это единственный источник ответов — без базы знаний агент по существу не отвечает.

2. В приветствии замените «[Название компании]» на название вашей компании.

3. В инструкции, в блоке «Получатели писем», укажите адреса по темам: HR, поддержка, бухгалтерия, офис. Агент сам подставит нужный адрес в письмо.

4. Авторизуйте «Почту» — ящик, который вы авторизуете, станет исходящим для всех писем сотрудников. При необходимости авторизуйте «Яндекс Диск» с бланками и памятками.

5. Проверьте ответы на типовые вопросы, опубликуйте агента и поделитесь ссылкой с новыми сотрудниками.

Что умеет агент

База знаний

База знаний является основным и единственным источником ответов. Общие знания о трудовом законодательстве и предположения «как обычно принято» агент не использует. Если добавить краткое описание компании и продукта, агент будет понимать, какие приложенные материалы относятся к работе в компании. Подробнее о том, как создать и подключить базу знаний, — в разделе Базы знаний.

Как работает письмо ответственному

• Агент предложит написать письмо, когда ответа нет в базе знаний, вопрос персональный (например, о зарплате или отпуске конкретного сотрудника) или требует участия HR. Адрес получателя он подбирает по теме из блока «Получатели писем» в инструкции; если тема ни к кому не подходит, пишет на адрес отдела HR.

• Письма уходят с одного ящика — того, что владелец авторизовал в инструменте «Почта». Лучше авторизовать общий рабочий ящик, а не личный, — например, ящик HR-службы. Чтобы ответственный понял, кому отвечать, агент один раз за диалог спросит у сотрудника имя, должность и рабочую почту — её он подставит в поле «Ответить на».

• Перед отправкой агент покажет письмо и отправит только после подтверждения: названный адрес подтверждением не считается.

Что вы можете спросить

Ограничения

• Форматы: документы — csv, doc, docx, pdf, ppt, pptx, txt, xls, xlsx, до 50 МБ; изображения — jpg, jpeg, png, gif, webp, svg, до 10 МБ; аудио — mp3, wav, ogg, opus, flac, m4a, aac, до 150 МБ; видео — mp4, mov, mkv, webm, avi, до 200 МБ (из видео используется только звуковая дорожка). До 20 файлов за одну загрузку.

• Агент помогает с вопросами о работе в компании и не выполняет рабочие задачи за сотрудника: документ для клиента, отчёт, расчёт он не сделает.

• Файлы с Яндекс Диска агент не читает и на Диск не сохраняет — только даёт ссылку на бланк или памятку. Чек-лист и документы он прикладывает в чат.

• Персональные вопросы о конкретном сотруднике агент по базе знаний не решает — предложит передать их ответственному.

Если что-то пошло не так

Где работает агент

После публикации агент доступен во всех каналах платформы: по прямой ссылке, в виджете на сайте, в Telegram, в MAX и через API.

В Telegram и MAX действуют собственные ограничения мессенджера на размер загружаемого файла — они могут быть строже платформенных. Подробнее — в разделе про загрузку файлов.